Grundlagen zur Funktionsweise - Global Exchange Tools

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Eine workflowbasierende
Microsoft Exchange Server Erweiterung

Global Exchange Tools arbeitet auf dem Microsoft® Exchange 2007/2010/2013 Hub- Transport Server und ergänzt automatisch jedes ausgehende E-Mail um Signaturen, Corporate-Design Elemente und abmahnsichere Disclaimer.
Highlights sind sicherlich die Standardisierung der E-Mail Schrift und das Einbinden von RSS Feeds in Corporate Design Mails!

 
Grafik: Funktionsweise von Global Exchange Tools
 

Jede E-Mail – egal ob vom PC über Outlook, Outlook Web Access, Smartphone – gestaltet Global Exchange Tools entsprechend der auf dem Exchange Server hinterlegten Workflows. Dabei kann das E-Mail-Design beispielsweise für interne und externe Mails unterschiedlich gestaltet werden. Interne Mails nur Text mit Kontaktkoordinaten, Mails an externe Adressaten mit Logo, Disclaimer und Werbebanner.

 
Link: Weitere Informationen
 

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Mächtige Werkzeuge – Verwalten Sie Ihren
Mailverkehr mit Workflows, Regeln und Aktionen

Workflows sind zusammengefasste Befehlsabfolgen. Mit ihnen können Sie auf Ihren Mailverkehr reagieren sowie Ihren E-Mails Signaturen und Disclaimer anhängen, Datenbank spezifische Daten auslesen und je nach Resultat reagieren. Bei jedem Workflow kann definiert werden für welche Benutzer, Benutzergruppen etc. die jeweiligen Aktionen gültig sind.

Workflows bestehen aus zwei verschiedenen Befehlstypen:
Regeln und Aktionen. Es sind mehrere Regeln und Aktionen in einem Workflow möglich.

Alle Regeln und Aktionen können als Vorlagen gespeichert und benutzt werden. So müssen Sie nicht alle Workflows anpassen wenn sich Werte ändern, sondern können diese nur in der Vorlage ändern.

Grafik: Aufbau eines Workflows

Beispiel für eine Regel:
«Die E-Mail  enthält eines der vordefinierten Wörtern: Passwort, Schlüssel, Code, Login».

Regeln
Die Regeln bestimmen, wann eine Aktion ausgeführt werden soll. Eine Regel giltet nur als erfüllt, wenn alle in ihr definierten Vorgaben erfüllt sind. Es stehen Ihnen 9 anpassbare Standartregeln zur Verfügung.

Link: Liste der Standard-Regeln

Beispiel für eine Aktion:
«Blockiere die E-Mail und informiere den Verfasser».

Aktionen
Die Aktionen bestimmen was mit der E-Mail Nachricht geschehen soll, wenn die dazugehörigen Regeln erfüllt sind. Es stehen Ihnen 15 anpassbare Standartaktionen zur Verfügung.

Link: Liste der Standard-Aktionen

Echtzeit Update von Aktionen und Regeln
Dank dem modularen Aufbau von Global Exchange Tools können neue Regeln und Aktionen (die z.B. von Dritt-Entwicklern, Kunden oder Global System entwickelt werden) OHNE Neustart des Exchange Transport Dienstes installiert und sofort verwendet werden! Dies macht Global Exchange Tools auch in 24/7 Umgebungen zum idealen Werkzeug.


Eigene Regeln und Aktionen erstellen
Mit der API-Schnittstelle können .NET-Entwickler selber weitere Aktionen schreiben und die Fähigkeiten des Programms beliebig erweitern, ohne sich mit den Eigenheiten von Microsoft Exchange Server herumschlagen zu müssen.


Einfache Gesamt-Kontrolle
Global Exchange Tools ist vollständig serverbasiert. Der Absender sendet lediglich seinen E-Mail-Text. Corporate Design Mail, Disclaimer und andere Elemente werden erst beim Versenden auf dem Exchange Server hinzugefügt. Das hat den Vorteil, dass E-Mails einheitlich die Organisation verlassen, im E-Mail-Client des Nutzers kein Speicherplatz für Grafiken verschwendet wird und Änderungen in der E-Mail-Gestaltung zentral und mit wenig Aufwand gesteuert und realisiert werden können.

 
 

Integrierter HTML-Editor

Der Global Exchange Tools Editor ist ein HTML- und Texteditor der speziell auf Global Exchange Tools abgestimmt ist. Er erleichtert das Erstellen von Disclaimer, Signaturen und Corporate Design Mails.

Der Editor lässt sich als eigenständiges Programm starten und kann deshalb auch von anderen Leuten benutzt werden z.B. der Marketingabteilung um Signaturvorlagen oder Corporate Design Mails zu gestalten, bevor diese dann in Global Exchange Tools verwendet werden.

Screenshot: HTML-Editor mit Signatur
 
 
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